La recente sentenza n. 1040 del 15 dicembre 2023 della Corte di Giustizia di secondo grado delle Marche ha sottolineato un principio fondamentale riguardante le notifiche effettuate tramite Posta Elettronica Certificata (PEC). Questa decisione ribadisce che la disponibilità di un documento nella casella PEC del destinatario equivale alla consegna effettiva dello stesso, confermando la presunzione di conoscenza legale dell’atto notificato. Tale interpretazione si allinea con l’articolo 149-bis del codice di procedura civile, estendendo l’applicabilità di questo principio anche ai procedimenti amministrativi, inclusi quelli riguardanti le notifiche degli atti.

Atto notificato via PEC: la contestazione della presunzione di consegna

La disputa originava dal ricorso di un contribuente contro una cartella esattoriale, dove il nucleo della controversia si focalizzava sulla presunta inesistenza della notifica via PEC. La Corte di primo grado aveva accolto il ricorso, mettendo in dubbio la validità della notifica per mancanza di una relazione di notifica e di una firma digitale. Tuttavia, l’Agenzia delle entrate-Riscossione ha contestato questa sentenza, sostenendo la validità della notifica PEC grazie alla tempestiva impugnazione dell’atto da parte del contribuente e alla presenza della ricevuta di consegna.

Atto notificato via PEC: il riconoscimento della validità

Nel suo giudizio, la Corte di secondo grado ha chiarito che la semplice presenza di un documento nella casella PEC si traduce in una notifica effettuata con successo, indipendentemente dalla possibilità del destinatario di accedere o meno alla sua casella di posta elettronica. Questa posizione si basa sul riconoscimento che le notifiche non hanno una finalità autonoma, ma servono piuttosto a garantire che il destinatario sia in grado di difendere le proprie posizioni legali.

Inoltre, la Corte ha sottolineato che eventuali malfunzionamenti tecnici del sistema PEC, che impedirebbero la ricezione del documento, devono essere dimostrati oggettivamente dal destinatario per contestare efficacemente la notifica.

La Corte ha inoltre specificato che la mancata allegazione di un file PDF nativo dell’atto notificato diventa irrilevante se l’atto stesso, già notificato precedentemente, è noto al ricorrente o se non viene contestata la sua difformità rispetto all’originale. In altre parole, la validità della notifica via PEC non viene meno in assenza di una firma digitale, a condizione che l’atto sia già stato oggetto di precedente notifica e sia pertanto conosciuto dal destinatario.

Requisiti preliminari per la notifica elettronica

La notificazione tramite Posta Elettronica Certificata (PEC) è regolamentata dall’art. 3 bis della L. 53/1994, che stabilisce un meccanismo efficace per la trasmissione di atti giudiziari ed amministrativi. Per effettuare notifiche in proprio attraverso la PEC, è indispensabile possedere una firma digitale e un indirizzo PEC registrato nel Registro Generale degli Indirizzi Elettronici (Re.G.Ind.E.), gestito dal Ministero della Giustizia. A differenza delle notifiche tradizionali, per questo metodo non è necessaria l’autorizzazione dell’Ordine di appartenenza, il registro cronologico o la marca da bollo.

Preparazione e invio dell’atto tramite PEC

La preparazione dell’atto da notificare richiede particolare attenzione: deve essere in formato PDF nativo o testuale se è l’atto principale del successivo deposito telematico, altrimenti può essere anche un file PDF immagine. Ogni documento, inclusa la relata di notifica e la procura alle liti, deve essere firmato digitalmente. La PEC deve contenere, obbligatoriamente, l’atto firmato digitalmente, la relata di notifica, e, se necessario, la procura alle liti e i documenti allegati.

Il testo della PEC può essere lasciato in bianco o compilato a discrezione: tuttavia, può essere utile inserire un messaggio che avvisa il destinatario della natura della comunicazione e lo invita a consultare gli allegati. È anche importante informare il destinatario sulla necessità di disporre di software specifico per la lettura degli allegati e declinare ogni responsabilità relativa al loro scaricamento e installazione.

Atto notificato via PEC: prova e perfezionamento

La prova della notificazione via PEC si ottiene attraverso la stampa degli allegati, delle ricevute di accettazione e consegna della PEC, e dell’attestazione di conformità, in caso di eventuali contestazioni in giudizio. È essenziale salvare e conservare digitalmente la PEC e le relative ricevute, poiché offrono la prova piena della notifica.

La notificazione si perfeziona con l’arrivo della ricevuta di consegna. In caso di avviso di mancata consegna, la notificazione non si considera effettuata, richiedendo un ulteriore tentativo tramite modalità tradizionali o posta elettronica. La notifica via PEC può essere effettuata in qualsiasi momento, ma in caso venga effettuata in orari o giorni festivi, si considera eseguita in via definitiva la mattina del giorno lavorativo successivo.

Atto notificato via PEC: principi confermati dalla Cassazione

La decisione della Corte di Cassazione stabilisce chiaramente che per le notifiche PEC degli atti dell’Amministrazione fiscale:

• Non è obbligatoria la sottoscrizione digitale della copia informatica di un atto cartaceo.
• La notifica di un atto tramite PEC è valida sia che si tratti di un documento nativo digitale sia di una scansione di un documento cartaceo, purché quest’ultimo sia noto al destinatario e non vi sia contestazione sulla sua fedeltà all’originale.
• Non è necessaria l’allegazione di un PDF nativo se l’atto è già noto al ricorrente e non si contesta la sua difformità.