Scatterà il 17 dicembre 2023 l’obbligo per le imprese di adeguarsi alle nuove regole di Whistleblowing se con almeno 50 addetti. Le imprese di più ridotte dimensioni rappresentano l’ultima platea di attuazione del decreto legislativo 24 del 2023 in merito ai meccanismi di segnalazione, da parte dei dipendenti dell’azienda stessa, di violazioni di disposizioni normative nazionali o dell’Unione europea. Nella prima tornata di entrata in vigore del decreto legislativo, l’obbligo era scattato per le imprese con oltre 249 dipendenti, lo scorso 15 luglio.
L’obbligo principale per le imprese risiede nell’istituzione del canale interno di segnalazione con la scelta della modalità grazie alla quale il singolo possa fare la segnalazione stessa. Il primo passaggio previsto per le imprese che dovranno adottare la nuova disciplina al proprio interno risiede, pertanto, nel definire il canale con un atto organizzativo specifico.
Whistleblowing, obbligo dal 17 dicembre 2023 per imprese con 50 addetti
Ovvero, le imprese con almeno 50 dipendenti dovranno adottare la nuova disciplina sul whistleblowing a partire dal prossimo 17 dicembre definendo, nell’atto organizzativo dedicato, le procedure attraverso le quali il dipendente possa essere favorito nella segnalazione. I canali interni dovranno funzionare e bene affinché il segnalante (cosiddetto “whistleblower”) non ricorra al canale esterno, quello che porta direttamente a segnalare l’illecito o la violazione all’Autorità nazionale anticorruzione (Anac).
E, quindi, è richiesto che i canali di segnalazione debbano essere attivati dopo aver sentito le rappresentanze o le organizzazioni sindacali. Passaggio, quest’ultimo, indispensabile che potrà essere adempiuto anche mediante l’invio di un messaggio di posta elettronica, purché certificata (Pec). In alternativa, si richiede una comunicazione idonea a risalire alla ricezione della stessa, quale l’invio di una raccomandata. Nella comunicazione, l’impresa deve allegare il regolamento interno (ovvero le procedure) con l’indicazione della scadenza entro la quale possano essere richiesti maggiori chiarimenti.
Whistleblowing, cosa fare per istituire il canale interno?
Diventerà importante l’adeguata informazione che le imprese daranno dei canali interni di whistleblowing dal prossimo 17 dicembre. L’impresa obbligata deve, pertanto, fornire chiare informazioni dell’istituzione e del funzionamento del canale interno di segnalazione e, in alternativa, di quello esterno, diretto all’Autorità nazionale anticorruzione (Anac).
Tali informazioni, oltre a essere chiare, devono essere di agevole reperibilità. Ad esempio, poste in luoghi facilmente accessibili dai lavoratori, ma anche dai soggetti esterni all’impresa stessa, dal momento che il decreto legislativo 24 del 2024 disciplina tutta una serie di figure esterne all’impresa che possono presentare una segnalazione nel caso in cui dovessero notare delle violazioni. Infine, ulteriori dettagli della segnalazione possono essere adottate mediante pubblicazione sul portale dell’azienda delle regole in una specifica sezione.
Piattaforma informatica per le segnalazioni: ecco cosa c’è da sapere
Può essere implementata anche una specifica piattaforma informatica di whistleblowing. In questo periodo sono numerose le offerte di società specializzate che offrono strumenti che consentono di effettuare la segnalazione, gestire il complesso delle segnalazioni e ottenere dati statistici sugli invii effettuati, suddividendoli per aree di segnalazione, tipologie di violazioni e quant’altro.
Le informazioni relative alle possibilità di effettuare una segnalazione devono essere incluse, dunque, anche nella specifica piattaforma informatica, qualora adottata dall’impresa. Naturalmente, il passaggio alla nuova disciplina di whistleblowing richiede un’attività di formazione del personale, in particolare alle persone interne all’azienda alle quali affidare la gestione del canale di segnalazione, qualora non ci si volesse affidare a un soggetto esterno.
Formazione e riservatezza del segnalante
La formazione e gli aggiornamenti periodici della disciplina e degli strumenti di segnalazione interna possono essere sfruttati dalle imprese anche mediante la condivisione. Infatti, per i gruppi aziendali si può procedere con gli strumenti di istituzione del canale interno purché, come precisa il decreto legislativo 24 del 2023, le segnalazioni rimangano separate tra di loro e, soprattutto, garantiscano la riservatezza della persona segnalante, del segnalato e del contenuto della segnalazione.
