L’innovazione digitale ha semplificato molte operazioni commerciali, tra cui la fatturazione. Tuttavia, a volte possono insorgere problemi, come la duplicazione di fatture elettroniche. E quando si tratta di transazioni internazionali, le sfide possono diventare ancora più complesse. Cosa fare in caso di fattura elettronica duplicata? Ecco i chiarimenti dell’Agenzia delle Entrate.
Fattura elettronica duplicata: l’Interpello
Recentemente, l’Agenzia delle Entrate ha preso in considerazione un caso specifico: una società italiana (chiamata per convenienza ALFA), specializzata nella produzione e commercializzazione di prodotti alimentari, aveva trasmesso per errore due volte alcune fatture elettroniche all’SdI relative alle transazioni con una società olandese, che chiameremo BETA.
Questo errore era stato causato da una serie di circostanze. Inizialmente, la società ALFA inviava i documenti attraverso il canale telematico SdI utilizzando il portale, chiamiamolo GAMMA. Per le transazioni con BETA, ALFA registrava le fatture su un altro portale, denominato per convenienza DELTA, un sistema preferito da BETA per la gestione contabile.
Tuttavia, le cose si sono complicate quando DELTA ha deciso di inviare automaticamente le transazioni transfrontaliere all’SdI, duplicando di fatto l’invio delle fatture già trasmesse da ALFA.
Fattura elettronica duplicata: la risposta dell’Agenzia delle Entrate
Dopo aver realizzato l’errore, la domanda principale di ALFA era come correggere la duplicazione delle fatture. E la soluzione proposta dall’Agenzia delle Entrate è stata chiara: stornare le fatture duplicate emettendo e registrando una nota di variazione in diminuzione.
In particolare, si è fatto riferimento all’articolo 26, comma 2 del DPR n.633/72, che contempla i casi in cui un’operazione registrata viene meno o si riduce. L’errore di duplicazione delle fatture, secondo l’Agenzia, può rientrare in queste situazioni.
Come correggere l’errore della fattura elettronica duplicata
Per aiutare ulteriormente le imprese a gestire tali problemi, l’Agenzia delle Entrate ha fornito due precise indicazioni:
- Le note cumulative: una sola nota di variazione può coprire tutte le fatture duplicate per ciascun codice IVA.
- Dettagli essenziali nella nota di credito: è fondamentale includere specifiche informazioni, come gli estremi di ciascuna fattura duplicata e una chiara causale che indichi lo storno a causa dell’errato invio tramite SdI.
Il ruolo degli intermediari nel SdI
Gli intermediari autorizzati operano come un ponte tra le aziende e l’SdI. Le loro funzioni principali sono:
- Creare fatture a nome delle aziende;
- Inoltrare le fatture all’SdI;
- Fornire soluzioni per la conservazione digitale delle fatture.
Il Sistema di Interscambio, ricevendo i file, effettua controlli rigorosi per garantire l’integrità e l’unicità delle informazioni. L’obiettivo principale è evitare la trasmissione di fatture duplicate. Se un file non supera questi controlli, viene rifiutato e non raggiunge il destinatario.
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Come gestire la duplicazione delle fatture elettroniche
Riepilogando, nel caso in cui vengano rilevate fatture duplicate, a causa di differenti nomenclature utilizzate dai vari intermediari, il sistema potrebbe non identificarle come tali. In questi casi, le aziende devono adottare misure correttive.
La soluzione raccomandata è la registrazione di tutte le fatture duplicate nel periodo fiscale corrente. Successivamente, è necessario emettere una nota di variazione, come previsto dall’articolo 26 del decreto IVA.
Le variazioni in diminuzione, come specificato nell’articolo 26, sono previste solo in determinate circostanze. Questo articolo stabilisce che se un’operazione viene annullata o ridotta dopo l’emissione della fattura, il venditore ha diritto a una detrazione dell’imposta corrispondente.
Tuttavia, ci sono delle limitazioni. Ad esempio, le correzioni non possono essere fatte oltre un anno dalla data dell’operazione. Inoltre, le correzioni sono possibili solo in caso di errori di fatturazione o in circostanze specifiche, come mancati pagamenti.
Il precedente interpello n. 395 del 7 ottobre 2019 aveva già trattato un caso simile, stabilendo che la duplicazione di fatture elettroniche può essere considerata paragonabile a circostanze come nullità, annullamento o risoluzione.
Per correggere errori di duplicazione, è quindi possibile emettere e registrare note di variazione per ogni codice IVA associato al soggetto acquirente. Queste note possono essere cumulative e devono indicare i dettagli di ogni fattura duplicata. Importante è anche includere una “causale” specifica che indichi chiaramente che si tratta di una correzione per un errore di invio tramite SdI.
