La fattura elettronica è diventata una prassi standard nelle transazioni commerciali. La digitalizzazione di questo processo ha significato una transizione da procedure cartacee tradizionali a soluzioni più efficienti, con risparmio di tempo e costi, nonostante le incertezze del primo momento che peraltro avevano portato anche a continui rinvii dell’obbligo.

Esonero fattura elettronica: cos’è e chi è obbligato

La fatturazione elettronica è essenzialmente un sistema online che consente alle imprese di creare, inviare e archiviare fatture e pagamenti in maniera digitale. Una delle principali caratteristiche di questo sistema è l’uso del formato XML, scelto per la sua facilità di accesso e gestione dei dati, rendendo la contabilità più snella.

Mentre molti operatori economici in Italia si sono ormai adattati a questo sistema, esistono alcune eccezioni. Diverse categorie di soggetti sono esenti dall’obbligo, ma possono optare per l’uso della fatturazione elettronica se lo desiderano.

Esonero fattura elettronica: chi è esentato dall’obbligo

Chi è ancora esentato dall’obbligo di fattura elettronica? Ecco le categorie esonerate:

• Operatori Sanitari e Sistema Tessera Sanitaria (TS): Questi soggetti, come aziende sanitarie locali e farmacie pubbliche e private, non sono obbligati alla fatturazione elettronica quando trasmettono dati al Sistema Tessera Sanitaria.
• Soggetti non residenti: Le entità o individui non residenti fiscalmente in Italia sono esentati. Ciò include rappresentanti fiscali in Italia di società straniere.
• Regimi fiscali agevolati: Ci sono certi regimi fiscali che permettono una esenzione. Questo include il “regime di vantaggio” e altri regimi specificati dalla legge.

Fino al 31 dicembre 2023, alcuni soggetti con ricavi o compensi annuali al di sotto dei 25.000 euro sono esentati dall’obbligo. Tuttavia, dal 1° luglio 2022, chiunque adotti regimi fiscali come il regime forfettario e abbia ricavi o compensi superiori a 25.000 euro nell’anno precedente sarà tenuto alla fatturazione elettronica. Quest’obbligo sarà esteso a tutti i soggetti pertinenti dal 1° gennaio 2024.

Quali sono i vantaggi della fatturazione elettronica

Il passaggio alla fatturazione elettronica non offre solo conformità normativa. Con tempi ridotti e una migliore tracciabilità dei pagamenti, le aziende possono sperimentare maggiore efficienza e precisione nei loro processi contabili, come era negli obiettivi principali della misura. Inoltre, la riduzione dell’uso di carta significa anche un impatto ambientale minore.

Chi può emettere fatture in formato cartaceo nel 2023

In Italia, c’è una vasta gamma di soggetti che possono optare per la fatturazione cartacea nel 2023. Questo include le partite IVA e i contribuenti forfettari che, nell’anno precedente, hanno registrato ricavi o guadagni fino a 25.000 euro. Dopo questa soglia, indipendentemente dal tipo di regime fiscale adottato, è obbligatoria la fatturazione elettronica fino al termine del 31 dicembre 2023. Ma attenzione, dal 2024, anche chi ha fatturato meno di 25.000 euro dovrà adeguarsi all’e-fattura.

Una menzione particolare va ai “piccoli produttori agricoli“, che sono esclusi dall’emissione di fatture elettroniche dal 1° luglio 2022. Questo perché sono già esentati dalla fatturazione secondo la normativa vigente.

Come compilare una fattura cartacea

Una fattura cartacea, contrariamente a quella elettronica, può essere redatta sia su un computer che scritta a mano. Ciò che conta è che rispetti tutti gli standard legali. Bisognerà preparare due copie: una per il cliente e una per se stessi, che servirà per gli scopi di registrazione e archiviazione.

Secondo le leggi italiane, una fattura valida deve contenere:

• Identificazione univoca del documento attraverso un numero.
• Date di emissione e, se diversa, di pagamento.
• Informazioni fiscali dell’emittente e del cliente.
• Descrizione dettagliata di beni o servizi, con prezzi unitari e quantità.
• Dettagli relativi all’IVA, se applicabile, o riferimenti legali in caso di esenzione.
• Importo totale dovuto dal cliente.

Fatture cartacee e regime forfettario

Per i contribuenti che aderiscono al regime forfettario, ci sono alcune specifiche da seguire. Oltre a non applicare l’IVA, devono anche includere riferimenti specifici al regime forfettario nella loro fattura. Se il totale supera 77,47 €, è necessario applicare una marca da bollo.

Una volta redatta la fattura cartacea, come si può consegnarla al cliente? Se non si opta per la consegna a mano, un’alternativa è inviare una versione digitalizzata via e-mail (o, ancor meglio, via PEC). Non bisogna dimenticare di apporre la marca da bollo sull’originale, conservando quest’ultimo e fornendo al cliente una copia con una nota sulla marca da bollo.