I condomini hanno diritto di accesso alla documentazione condominiale. Per esercitare questo diritto, non è necessario neppure esplicitare una motivazione. I condomini possono, in qualsiasi momento, chiedere all’amministratore di condominio l’esibizione dei documenti contabili.

Come esercitare al meglio questo diritto? Quali sono i documenti che possono essere richiesti e consultati dai condomini?

Accesso alla documentazione condominiale: quali sono i documenti?

Fanno parte della documentazione condominiale:

• Registro di contabilità;
• Verbali;
• Nomine e revoche;
• Regolamento condominiale;
• Tabelle millesimali;
• Fatture e preventivi;
• Corrispondenza.

E anche molti altri. I documenti condominiali, con sole alcune eccezioni, sono liberamente consultabili da tutti i condomini, in quanto rappresentano e contengono elementi d’interesse dell’intero condominio.

Di chi sono i documenti condominiali? Si tratta di cose comuni e, di conseguenza, sono di proprietà di tutti i condomini, così come lo sono le scale o il giardino. Documenti, fatture, verbali e lo stesso regolamento sono di proprietà dei condomini e gli amministratori di condominio devono solo custodirli e restituirli alla fine del mandato.

Quali documenti possono essere chiesti e perché

I condomini possono richiedere all’amministratore di condominio l’accesso alla documentazione condominiale in qualsiasi momento e senza dover specificare il motivo. Tuttavia, l’esercizio di questo diritto non deve:

• Essere un ostacolo all’attività dell’amministratore;
• Essere contraria ai principi di correttezza;
• Risolversi in un onere economico per il condominio.

Possiamo affermare che il diritto alla consultazione, deve concretarsi in un’attività collaborativa tra il condomino e l’amministratore, per esempio, fissando un appuntamento.

Quali documenti può consultare il condomino? I condomini possono tranquillamente accedere a tutta la documentazione del condominio come, per esempio, i registri contabili, documenti giustificativi di spesa e così via.

Il dovere dell’amministratore di condomino si limita alla sola conservazione dei documenti a fornire tutte le garanzie necessarie per la presa visione di questi a qualunque condomino ne faccia a legittimamente richiesta.

Al contrario, l’amministratore non è obbligato a depositare i giustificativi delle spese (per esempio), ma deve essere sempre disponibile per eventuali richieste di accesso da parte dei condomini.

Quali sono i documenti che devono essere conservati

Tra i documenti principali che devono essere conservati figurano i registri:

• Dell’anagrafe condominiale;
• Di contabilità;
• Dei verbali delle assemblee;
• Di nomina e revoca degli amministratori.

Il registro dell’anagrafe condominiale comprende le generalità dei condomini e i titoli da essi posseduti sulle particelle condominiali. Per quanto riguarda il registro di contabilità, esso contiene il complesso delle informazioni riguardanti la gestione finanziaria del condominio. Accanto al registro deve esserci anche un riepilogo finanziario e una nota sintetica che indica i movimenti in entrata e in uscita, l’elenco dei rapporti pendenti e dei debiti o crediti detenuti dal condominio.

Il registro dei verbali delle assemblee contiene la sintesi delle decisioni e deliberazioni assembleari. In questo registro devono essere indicate le costituzioni e le maggioranze presenti, le delibere prese e le dichiarazioni dei condomini. In allegato, inoltre, deve esserci anche il regolamento di condominio.

Infine, il registro di nomina e revoca dell’amministratore contiene, in ordine cronologico, tutte le delibere assembleari relative alla nomina e alla revoca degli amministratori di condominio, oltre che, eventualmente, anche gli estremi dei provvedimenti giudiziari di rimozione.

Naturalmente, è compito dell’amministratore la conservazione non solo dei registri, ma anche di tutti gli altri documenti utili ad attestare il corretto funzionamento e gestione dell’edificio. Per esempio, documenti fondamentali sono il rendiconto preventivo e consuntivo e i documenti giustificativi delle spese.

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