Tenuta e conservazione dei registri contabili: si tratta di un’attività molto importante che interessa una vasta platea di soggetti obbligati. Cosa sono i libri e le scritture contabili? Si tratta di quei documenti che la normativa civilistica, fiscale, societaria e del lavoro impongono di redigere per alcune ragioni.

Ma come funziona la loro tenuta e la loro conservazione? Nel testo, spieghiamo, innanzitutto, chi sono tutti i soggetti che devono adempiere all’obbligo e come si conservano e quali sono le conseguenze in caso di mancata o di tenuta irregolare.

Tenuta e conservazione dei registri contabili, ecco chi sono i soggetti obbligati

Il Codice civile stabilisce chi sono i soggetti tenuti alla tenuta e alla conservazione di libri e scritture contabili. In particolar modo, l’articolo 2214, stabilisce che gli imprenditori commerciali devono tenere e conservare:

• Il libro giornale;
• Il libro degli inventari;
• Scritture contabili.

Si tratta di disposizioni che non si applicano ai piccoli imprenditori, di fatto esclusi dall’adempimento di tali obblighi. Chi sono i piccoli imprenditori? Si tratta dei coltivatori diretti del fondo, dei piccoli commercianti, degli artigiani e dell’imprese familiari.

I soggetti obbligati devono conservare i registri per almeno dieci anni, termine minimo che scatta dall’ultima registrazione. Inoltre, devono conservare anche la copia d00\0pi lettere, fatture e telegrammi che attestano l’attività di gestione dell’impresa.

Come si effettua la tenuta e conservazione

Gli imprenditori possono conservare i registri sia in forma cartacea che in forma digitale, tramite supporti informatici. L’imprenditore può scegliere tra la tenuta dei registri in modalità elettronica e la conservazione cartacea e la tenuta e la conservazione dei registri in modalità elettronica.
Nel caso della conservazione elettronica dei libri e delle scritture contabili, gli obblighi di numerazione progressiva e di vidimazione degli altri obblighi sono assolti mediante l’apposizione della marcatura temporale e dalla firma digitale dell’imprenditore, almeno una volta all’anno.

La disciplina prevista dal Decreto Semplificazioni ha abolito l’obbligo di stampare e di conservare annualmente i registri contabili entro tre mesi dalla presentazione della dichiarazione dei redditi. È sufficiente che i registri siano aggiornati, disponibili e subito pronti alla stampa. Il contenuto deve essere disponibile sui sistemi digitali che permettono la stampa cartacea, qualora ve ne sia la necessità.

Quali sono i registri contabili che si possono stampare e conservare digitalmente?

• Libro giornale;
• Libro inventari,
• Registro dei beni ammortizzabili;
• Registri Iva.

Differenze tra i registri contabili obbligatori

Abbiamo elencato precedentemente quali sono i libri e le scritture contabili obbligatorie. Spieghiamo, per bene, a cosa servono.

Il libro giornale è un registro cronologico, nel quale si devono indicare giornalmente le operazioni di acquisto, di vendita, di incasso e i pagamenti. Il libro degli inventari deve essere obbligatoriamente tenuto dall’imprenditore commerciale. Come funziona? Deve essere numerato progressivamente e sottoscritto dal titolare dell’impresa o, in alternativa, dal suo rappresentante legale. Il libro viene compilato al momento della costituzione dell’azienda e al suo interno vengono elencati i componenti del patrimonio di apertura. Deve essere rinnovato annualmente, entro i tre mesi dal termine per la presentazione della dichiarazione dei redditi.

Un altro obbligo, riguarda la tenuta del libro mastro che si compone dei singoli mastrini. Il libro mastro non deve essere vidimato, né tantomeno bollato o numerato.

Nel registro dei beni ammortizzabili devono essere riportate tutte le informazioni circa la vita delle attrezzature presenti in azienda, appunto, dei beni ammortizzabili. Il registro deve essere aggiornato entro tre mesi dal termine di presentazione della dichiarazione dei redditi.

I principali registri Iva sono il registro delle fatture emesse, dei corrispettivi e degli acquisti. Infine, le scritture ausiliare di magazzino devono essere tenute dall’imprenditore commerciale in contabilità ordinaria, solo quando l’impresa supera:

• 5.164.568,99 euro di ricavi per esercizio;
• 1.032.913,80 euro di rimanenze finali.

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