Meeting di lavoro, come affrontarli in serenità? Certamente partendo dal presupposto che le pause riducono lo stress. Effettuare meeting di lavoro lunghi è stressante, a sottolinearlo uno studio realizzato dal WorkLab di Microsoft. Ma qual è il rimedio consigliato? Fare delle pause tra una riunione e l’altra.

Meeting di lavoro e importanza delle pause

Meeting di lavoro, come affrontarli e l’importanza delle pause. A tal proposito Microsoft ha presentato la nuova ricerca incentrata proprio sul lavoro, che analizza l’attività delle onde cerebrali evidenziando l’impatto positivo delle pause tra una riunione e l’altra. Per
rispondere a questa esigenza, l’azienda ha annunciato una nuova funzionalità per i meeting in Outlook che aiuta a prendersi alcune pause essenziali sia dalla riunione che dal lavoro. Secondo il Work Trend Index di Microsoft, che studia l’evoluzione dei trend del mondo del
lavoro, il tempo trascorso durante i meeting di lavoro è aumentato sensibilmente, arrivando quasi a triplicare il dato degli anni precedenti.
Infatti, le riunioni durano mediamente 10 minuti in più, passando da una media di 35 minuti a 45. La nuova ricerca di Microsoft sottolinea come le serie continue di meeting siano fonte di stress e impattino la produttività delle persone.

La ricerca: un connubio tra lavoro d’ufficio ed esami clinici

Lo Human Factors Lab di Microsoft ha cercato di trovare una soluzione alla stanchezza da meeting di lavoro. Il team di ricercatori del laboratorio, che esamina il modo in cui gli esseri umani interagiscono con la tecnologia, hanno chiesto a 14 persone di partecipare a
meeting video indossando un apparecchio per l‘elettroencefalogramma (EEG), una cuffia che monitora l’attività elettrica del loro cervello. I 14 volontari hanno aderito a due diverse sessioni di riunioni. In un giorno hanno partecipato consecutivamente a quattro riunioni di lavoro di mezz’ora, con diversi argomenti come la progettazione di un layout per l’ufficio o la creazione di un piano di marketing.
In un altro giorno, le quattro riunioni di lavoro di mezz’ora sono state intervallate da pause di 10 minuti durante le quali i partecipanti hanno sperimentato delle brevi sessioni di meditazione.

I risultati finali

I risultati finali hanno dimostrato che in due ore consecutive di riunioni, l’attività media delle onde beta, quelle associate allo stress, è aumentata esponenzialmente causando anche elevati livelli di distrazione.
A differenza invece, nel giorno in cui i partecipanti utilizzavano le pause durante i meeting di lavoro, l’attività delle onde beta diminuiva portando i partecipanti ad una sorta di “ripristino” della mente che permetteva loro di iniziare la riunione successiva con uno stato mentale totalmente più rilassato.

Outlook come soluzione per lo stress

In considerazione dei risultati della ricerca, Microsoft ha quindi rilasciato un nuovo aggiornamento dedicato al benessere dei lavoratori. Le organizzazioni infatti, possono impostare di default una regola di Outlook che prevede la programmazione automatica di brevi pause tra due meeting per tutti i dipendenti. La modifica può essere inoltre implementata dai singoli utenti seguendo le istruzioni riportate direttamente sul sito ufficiale di Microsoft.
La nuova funzionalità è personalizzabile ed è possibile bloccare slot di 5, 10 o 15 minuti alla fine di ogni meeting. È inoltre possibile programmare la durata delle pause in base alla durata del meeting stesso: le riunioni di 30 minuti, ad esempio, potranno iniziare sempre 5 minuti più tardi, mentre i meeting di un’ora inizieranno 10 minuti dopo.

“Nel mondo odierno del lavoro a distanza e ibrido, non è sufficiente incoraggiare solo la cura
di sé.
Dobbiamo innovare e sfruttare la tecnologia per aiutare i dipendenti a rendere operative le
pause tanto necessarie nella loro routine quotidiana“.

Queste le parole di Kathleen Hogan, Chief People Officer di Microsoft, che evidenziano l’impegno costante dell’azienda a offrire soluzioni tecnologiche per promuovere il benessere delle persone in un mondo del lavoro sempre più digitale. Con questo aggiornamento, l’azienda ha contribuito a promuovere un cambio culturale nella gestione dei meeting tra i milioni di persone che utilizzano ogni giorno Microsoft Outlook e Teams in tutto il mondo.

Federico Luciani