Il prossimo anno ci sarà un’importante novità in materia di posta elettronica: ci sarà la REM al posto della PEC. Dopo un decennio di servizio, la Posta Elettronica Certificata (PEC) in Italia si avvia a un importante cambiamento. Presto, questa tecnologia verrà sostituita da un nuovo sistema di certificazione email chiamato REM (Registered Electronic Mail), che rispetta gli standard europei e può essere utilizzato non solo in Italia, ma in tutti gli Stati Membri dell’UE. Questo passaggio rappresenta un salto significativo nel rafforzamento della sicurezza delle comunicazioni digitali e nell’armonizzazione con i sistemi di posta certificata europei.

REM al posto della PEC: differenze

La REM promette di migliorare l’esperienza digitale in molteplici modi. Ma cosa significa esattamente per i professionisti e le aziende che attualmente utilizzano la PEC?

Il cambio più evidente è che la REM risponde pienamente ai requisiti del Regolamento europeo per il servizio elettronico di recapito certificato qualificato (SERCQ), rispetto al quale la PEC presentava alcune mancanze. In questo contesto, può essere utile evidenziare quali sono le differenze specifiche tra PEC e REM.

La PEC è una forma di comunicazione certificata che attribuisce a un messaggio di posta elettronica lo stesso valore legale di una raccomandata con ricevuta di ritorno. Tuttavia, non è pienamente conforme al Regolamento eIDAS, poiché la PEC garantisce l’invio, la ricezione e la data del messaggio, ma non verifica l’identità di mittente e destinatario. Questo perché i fornitori di servizi PEC non sono tenuti a confermare l’identità dell’utente. Invece, con la REM, l’identità dell’utente sarà garantita, aggiungendo un ulteriore strato di sicurezza contro possibili attacchi informatici.

Ad esempio, se si lavora in una multinazionale e si devono inviare documenti sensibili a un collega in un altro paese UE, la REM consente di farlo con la certezza che l’identità sia del mittente sia del destinatario siano verificate e protette. Pertanto, il destinatario del messaggio avrà la certezza completa che il mittente che ha inviato la comunicazione sia verificato e quindi che non ci siano frodi.

Chi è obbligato ad avere la REM

Attualmente, i professionisti e gli imprenditori sono obbligati ad avere la PEC. Chiunque apre una partita IVA, deve ottemperare a quest’obbligo. Da giugno 2024 (ma si parla anche di secondo quadrimestre, quindi entro l’estate, salvo eventuali proroghe che potrebbero protrarlo a fine anno) si prevede che tale adempimento sarà sostituito da quello della REM. Questo significa che chiunque oggi utilizzi la PEC dovrà passare al nuovo standard europeo entro la fine dell’anno.

L’implementazione della REM non cambierà la struttura di base del sistema di posta, ma aggiungerà un livello di sicurezza nel processo di identificazione dell’utente, come abbiamo scritto nel paragrafo precedente. Questo accertamento avverrà durante la fase di accesso alla REM, nella quale si richiederà l’autenticazione a due fattori, che potrà essere ottenuta attraverso un’app su smartphone o tablet.

E le vecchie PEC che fine faranno? A partire dal 2024, chiunque attiva una nuova casella di posta elettronica certificata dovrà adottare il sistema REM, mentre chi possiede già una PEC dovrà passare alla REM.

Dalla PEC alla REM: come fare

Da quando sarà entrata in vigore la REM, la PEC perderà il suo valore legale e sarà paragonabile a qualsiasi sistema di posta elettronica.

La transizione da PEC a REM sarà semplice e l’interfaccia di accesso alla casella dovrebbe restare la medesima. I messaggi PEC inviati e ricevuti saranno conservati e consultabili anche dopo questo passaggio. Gli utenti dovranno semplicemente procedere al riconoscimento dell’identità del titolare della casella verificando i dati forniti attraverso uno strumento di identificazione tra i seguenti:

attivare l’identificazione a due fattori, tramite uno dei due seguenti canali:

  • Notifica PUSH
  • Inserimento OTP (One-Time Password, ovvero password usa e getta).

Quando entrerà in vigore la REM

Come anticipato in un precedente paragrafo, per ora si parla di giugno 2024 o, in senso più indicativo, secondo quadrimestre del prossimo anno. A tal proposito, si attende DPCM dedicato nel quale sarà comunicata la data ufficiale della transizione definitiva da PEC a REM.