Come scrivere una relazione aziendale? Se sei un dipendente o comunque hai a che fare con un capo, ti capiterà di dover relazionare un prodotto o un servizio, Saperlo fare bene non solo è apprezzato dalle aziende ma è considerato, dagli esperti, uno dei know-how più ricercato dal mercato del lavoro. Alcuni hanno la capacità di scrivere relazioni chiare di base, come fosse un dono innato, ma tutti gli altri imparano. Nessun panico, quindi, se non brilli nelle relazioni aziendali. Ecco una guida che illustrerà tutti i passaggi importanti e ti darà modo di iniziare ad esercitarti. Perché, come per tante cose nel lavoro, la teoria serve a poco se non sei rapido ad abbinare una pratica costante. Noi ti diamo le dritte, i consigli e le case-histories ma tu ci devi mettere tutto il resto e, soprattutto, la voglia di rimboccarti le maniche. Affare fatto? Fai una buona lettura e tesoro di questo articolo.
Come scrivere una relazione aziendale? Di base usando la struttura del “perché-come-come”. Spieghiamoci meglio.
Dovrai chiederti sempre:
- Perché sto scrivendo questo rapporto?
- Quali informazioni deve sapere il boss o comunque il lettore?
- Come ho intenzione di presentare le mie raccomandazioni o conclusioni?
Questo garantisce da subito un risultato di un flusso logico al tuo documento e darà al tuo capo o all’esecutivo le informazioni precise di cui hanno bisogno per prendere una decisione aziendale ben informata. Analizziamo ancor più nel dettaglio.
Concentrarsi sul perché
Devi comprendere perché stai scrivendo il rapporto. È essenziale che tu sia chiaro sullo scopo del rapporto, altrimenti potresti adattare la tua scrittura al pubblico sbagliato o tralasciare informazioni vitali. Fai domande se necessario.
Se il report verrà distribuito a più reparti, valuta se è necessario includere singole sezioni specifiche che trattino le preoccupazioni di ogni reparto. Decidi quali informazioni includere in tal caso mettendovi sempre “nei panni” del target.
Raccogliere le informazioni necessarie
Come scrivere una relazione aziendale passa anche da questo aspetto. Ad esempio dati finanziari, grafici e diagrammi possono giovare non poco. Intervista le persone le cui opinioni sono rilevanti per il tuo rapporto.
Quindi, decidi di approfondire sul punto o sui punti più importanti che pensate che il pubblico debba sapere. Inizia scrivendo alcuni paragrafi che evidenziano i punti salienti, o struttura le tue informazioni in un elenco puntato di elementi.
Decidere come presentare la tua raccomandazione
Devi dare al report un titolo. Subito dopo descrivere brevemente i dettagli della ricerca o il motivo della stesura del rapporto. Descri sempre il tuo metodo di raccolta delle informazioni. E poi segui questi dettami:
- organizzare il corpo del report logicamente, ad esempio, in base ai temi principali:
- assicurarsi di includere sufficienti informazioni per dimostrare di aver studiato a fondo l’argomento;
- terminare il rapporto con la vostra conclusione o raccomandazione, in base ai risultati;
- aggiungere un riepilogo esecutivo.
In ordine a questo ultimo punto, considera che il sommario esecutivo potrebbe essere tutto ciò che il tuo capo ha il tempo di leggere, quindi assicurati di includere tutte le informazioni pertinenti.
Scrivere una relazione di lavoro
In breve, di cosa tratta la relazione? Quali sono i risultati principali? Cosa proponi o consigli? Cosa succede dopo?
Tutti questi quesiti hanno un solo scopo: farti modificare il sommario fino a quando non fornirai l’essenza del tuo documento entro un tempo di lettura di uno o due minuti. Per farlo ci sono un paio di accorgimenti.
Formattare il report
Se c’è una linea guida dello stile aziendale, assicurati di seguirla. Altrimenti, formatta il rapporto in uno stile di facile lettura, rendendo la copia il più facile da scansionare possibile.
Utilizza titoli chiari per separare gli argomenti; questo rende più facile per il tuo capo trovare la pagina pertinente nel rapporto. Valuta anche di evidenziare i fatti importanti in caratteri grandi o in grassetto. Riassumi qualsiasi bilancio, materiale stampato o altri documenti giustificativi in un’appendice alla fine del rapporto.
Correggere il documento
Verifica e correggi il rapporto come ortografia e grammatica corretta. I controlli ortografici online e i controlli grammaticali sono utili ma non sempre colgono il contesto come una mente umana.
Se possibile, chiedi a qualcuno di correggere il rapporto con un occhio critico.
Chiedi al correttore di bozze di criticare la relazione in generale. Hai lasciato un pensiero incompiuto? Hai usato la terminologia industriale in modo coerente? È facile da capire? Non cercare di impressionare con un vocabolario complesso.
Fare una relazione di servizio
Nel completare questa analisi su come scrivere una relazione aziendale, considera sempre che l’occhio vuole la sua parte.
Il rapporto deve essere un documento rilegato con copertine rigide e tenuto insieme alla colonna con un meccanismo di rilegatura a due o tre fori o una rilegatura a spirale in plastica. Anelli singoli o fermagli a molla non sono accettabili.
Non solo. Usa un font a 12 punti (ad es. Times Roman) e duplica lo spazio delle pagine del tuo report, tranne il sommario e l’elenco di figure e tabelle (che possono essere distanziati singolarmente se sono lunghi, ma sono altrimenti a doppia spaziatura).
Includi margini di 3,8 cm (1,5 pollici). Numera le tue pagine, iniziando dal sommario (ii). La tua pagina introduttiva sarà la pagina 1.
Pagine preliminari
La prima parte del report deve essere organizzata nella seguente sequenza:
- copertina frontale;
- frontespizio;
- lettera di presentazione inclusa dichiarazione di confidenzialità (ove richiesto);
- sommario;
- elenco di figure e tabelle.
Le pagine preliminari dovrebbero creare una buona prima impressione per il lettore.
Mantieni il titolo del report più corto di 50 caratteri, inclusi gli spazi. Usa fotografie o grafica per migliorare l’aspetto della tua copertina. Se si utilizza una copertina trasparente non è necessario elencare alcuna delle informazioni di cui sopra, poiché la pagina del titolo è visibile.
Frontespizio
Come spiegano anche fonti autorevoli come Wikihow, la pagina presenta una versione ampliata delle informazioni contenute nella copertina. Cominciando all’inizio della pagina, elencate quanto segue:
- argomento;
- dipartimento aziendale;
- dipartimenti coinvolti;
- nome e cognome vostro;
- data e luogo di creazione del documento.
Lettera di presentazione
La lettera di presentazione deve seguire il formato di una lettera commerciale standard. Usa la carta intestata del tuo datore di lavoro e mai il tuo indirizzo di casa su carta comune.
La struttura di una lettera di presentazione deve contenere:
- titolo;
- reparto di attività dell’azienda;
- reparti a cui questo documento si rivolge;
- scopo del rapporto;
- riconoscimenti e spiegazione dell’assistenza ricevuta dichiarazione di approvazione;
- dichiarazione di riservatezza;
- le vostre credenziali
Copertina frontale
La copertina anteriore deve contenere:
- titolo del rapporto;
- il vostro nome e cognome;
- il vostro ruolo aziendale;
- la data del documento;
- il luogo in cui il documento è stato composto.
Sommario
Chi vuol sapere come scrivere una relazione aziendale deve sapere che il riepilogo dovrebbe essere scritto dopo aver completato il resto del rapporto. Dovrebbe essere in grado di stare in piedi da solo. Spesso, è l’unica parte letta dalla direzione.
Dovrebbe rispondere alla seguente domanda: “Cosa contiene questo rapporto?”. Ecco perché devi rendere sintetico il riassunto (preferibilmente una pagina). Puoi usare le liste, ma le frasi facili da leggere sono le migliori.
Lo schema del sommario tipo dovrebbe presentare:
- scopo del rapporto;
- area di azione;
- conclusioni;
- dati e contatti dell’autore.
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Ora sai come scrivere una relazione aziendale. Cimentati.
