Smart working, come inviare la comunicazione obbligatoria: tempi, durata e modifiche

Il Collegato Lavoro ha introdotto diverse novità sullo smart working e dal Ministero del Lavoro sono arrivati i chiarimenti necessari per l’applicazione del termine per la trasmissione della comunicazione.

In questo articolo, faremo un breve riassunto sulle novità introdotte in materia di lavoro agile, per poi passare alle indicazioni fornite dal Ministero del Lavoro.

Come inviare la comunicazione di smart working

Il Ministero del Lavoro ha fornito nuovi chiarimenti sulla disciplina e sulle nuove regole dello smart working nel 2025, soffermandosi sull’applicazione del termine per l’invio delle Comunicazioni Obbligatorie (CO).

Le comunicazioni, che il datore di lavoro è tenuto a trasmettere al Ministero, riguardano l’avvio e la cessazione delle prestazioni di lavoro in modalità agile.

Quando i lavoratori svolgono la propria attività in smart working, il datore di lavoro è obbligato a farne comunicazione.

La circolare ministeriale n. 6/2025, in vigore dal 12 gennaio 2025, fa il punto sulle novità introdotte dalla legge. Come viene specificato sul portale ufficiale del Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali:

[…] la circolare ministeriale n. 6 del 27 marzo 2025 che illustra i principali interventi attuati con il cosiddetto “Collegato lavoro” (legge 13 dicembre 2024 n. 203 recante “Disposizioni in materia di lavoro”) e fornisce le prime indicazioni operative.

Il documento illustrativo fa il punto su diversi aspetti della normativa, ma anche sulle novità in materia di somministrazione del lavoro.

Il Ministero sottolinea che, per garantire la regolarità e la stessa prova dell'accordo, questo deve essere stipulato in forma scritta tra le parti.

Inoltre, il termine per la comunicazione al Ministero non inizia dalla data di sottoscrizione dell'accordo, ma dall’effettivo inizio della prestazione lavorativa in modalità agile.

Quando inviare la comunicazione di smart working

Il Collegato Lavoro ha stabilito un termine di 5 giorni per l'invio della Comunicazione obbligatoria e per le eventuali modifiche della durata originariamente prevista del periodo di lavoro agile.

La legge ha confermato le modalità di comunicazione stabilite dal decreto del Ministero del Lavoro n. 149/2022.

In base a queste disposizioni, le comunicazioni obbligatorie devono essere inviate entro 5 giorni dall'inizio del periodo di lavoro agile o, in caso di modifiche alla durata o cessazione del periodo, entro 5 giorni dalla data dell'evento che ha causato la modifica.

Come modificare la durata o richiedere la cessazione anticipata

Il Ministero del Lavoro ha esaminato anche i casi di modifica della durata originariamente comunicata e di cessazione anticipata dell’attività in modalità agile. Nel farlo, ha fornito indicazioni precise per la corretta gestione di tali situazioni.

Se viene concessa una proroga dell'accordo che modifica la durata originaria dell'attività in modalità agile, il datore di lavoro è obbligato a comunicare la modifica entro 5 giorni dalla proroga, rispettando gli obblighi previsti dalla normativa.

È fondamentale evidenziare che la proroga deve essere formalizzata prima della scadenza del termine originariamente concordato e comunicato.

In sintesi, per gestire correttamente la modifica della durata dell'attività in modalità agile, è fondamentale seguire questi passaggi:

• Attivare la proroga prima della scadenza del termine iniziale;
• Comunicare la modifica della durata entro 5 giorni dalla proroga.

Allo stesso modo, in caso di cessazione anticipata dell'attività in modalità agile, la comunicazione deve essere inviata entro 5 giorni dalla nuova data di conclusione, rispettando le tempistiche previste.

Per i datori di lavoro che non rispettano la normativa sulla modalità agile, è prevista una sanzione amministrativa pecuniaria che va da 100 euro a 500 euro per ogni lavoratore coinvolto, in conformità alle disposizioni legislative vigenti.

In sintesi

1. Novità sullo smart working: il Collegato Lavoro ha introdotto nuove regole per lo smart working, obbligando i datori di lavoro a comunicare l'avvio e la cessazione del lavoro agile al Ministero del Lavoro entro 5 giorni.
2. Comunicazioni obbligatorie: devono essere inviate dal datore di lavoro entro 5 giorni dall'inizio del lavoro agile o in caso di modifiche alla durata o cessazione del periodo di lavoro.
3. Sanzioni per inadempimento: i datori di lavoro che non rispettano le normative sul lavoro agile rischiano sanzioni amministrative pecuniarie, che vanno da 100 a 500 euro per ogni lavoratore coinvolto.