Conservazione digitale dei registri contabili: ecco quali sono i chiarimenti del Fisco. Trovano applicazione le regole del Codice Amministrazione Digitale.
Con la rivoluzione tecnologica nel corso degli ultimi anni abbiamo assistito alla conservazione dei registri contabili tenuti in formato elettronico. La corretta conservazione in digitale della documentazione contabile è disciplinata dal Codice di Amministrazione Digitale (CAD). La tenuta e la conservazione dei registri contabili sono concetti prettamente differenti ed impongono il rispetto di determinati iter procedurali.
Conservazione digitale dei registri contabili: i chiarimenti del Fisco
La conservazione digitale dei registri contabili è disciplinata dal Codice dell’Amministrazione Digitale, ma occorre fare riferimento alla risposta dell’Agenzia delle Entrate all’interpello n. 236/2021. Bisogna subito chiarire il fatto che tra tenuta e conservazione dei documenti contabili intercorra una differenza. L’iter di archiviazione ai fini della conservazione sostitutive deve terminare con l’apposizione della firma digitale e della marca temporale. Si può optare per stampare ed archiviare la documentazione in modalità cartacea oppure è possibile scegliere la conservazione sostitutiva, seguendo le regole previste dal Codice di Amministrazione Digitale. C’è tempo fino al primo trimestre successivo alla scadenza della dichiarazione dei redditi dell’anno di competenza.
Per accedere alle semplificazioni amministrative previste dall’articolo 12-octies del DL n. 34/2019 è importante richiamare il caso pratico riguardante alle modalità di conservazione digitale dei documenti contabili. Si pensi al caso di una persona giuridica che ha eseguito la tenuta di liquidazioni IVA, registri, libro di magazzino, registro dei beni ammortizzabili e libro giornale in modalità elettronica. Le semplificazioni constano nell’esonero dall’obbligo di stampa dei registri contabili in caso di tenuta in formato telematico, a patto che siano accessibili. Ai fini di accedere alle semplificazioni, la società deve tenere memorizzati e aggiornati i registri contabili sui sistemi elettronici.
Conservazione digitale dei registri contabili: l’interpello n. 236/2021
L’intenzione del soggetto richiedente non è quello di procedere alla conservazione sostitutiva mediante l’apposizione della firma digitale e della marcatura temporale, ma anche quella di espletare backup con cadenza periodica al fine ultimo di garantire la stampa dei documenti tenuti in formato digitale in caso di verifiche. Si tratta di una modalità rigettata dal Fisco italiano. L’iter di snellimento di tenuta dei registri non hanno cambiato le norme in tema di conservazione, la cui disciplina è contenuta nel Decreto Ministeriale 17 giugno 2014.
Come sancito nella Circolare n. 36 del 2006 l’integrità, l’autenticità, l’immodificabilità e la leggibilità sono le peculiarità della conservazione sostitutiva dei documenti contabili in modalità telematica. I documenti rilevanti ai fini fiscali sono: libro degli inventari, libro giornale, scritture ausiliarie di magazzino, scritture ausiliarie nelle quali devono essere registrati gli elementi reddituali e patrimoniali, registri prescritti ai fini dell’Iva e registro dei beni ammortizzabili. È quanto chiarito dalla risposta del Fisco all’interpello n. 236 del 9 aprile 2021.
Conservazione digitale dei registri contabili dopo aver apposto la firma digitale e dalla marca temporale
Nella risposta all’interpello n. 236 dell’anno 2021, il Fisco specifica che ai fini della conservazione sostitutiva a norma della documentazione fiscale è necessario che siano consentite le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni in relazione al cognome, al nome, alla Partita IVA ed al codice fiscale.
L’Agenzia delle Entrate specifica che siano rispettate le norme contenute nel Codice Civile, le disposizioni del CAD e le normative tributarie concernenti la corretta tenuta della contabilità. Il processo di conservazione dei documenti informatici non può trascurare l’apposizione della firma digitale e della marca temporale.
Conservazione digitale dei registri contabili:
Tenuta e conservazione dei documenti fiscali sono concetti differenti. Il Fisco specifica che non c’è alcun obbligo di essere stampati fino al primo trimestre successivo al termine di presentazione della dichiarazione dei redditi. Sempre entro tale lasso temporale devono essere posti in conservazione i documenti contabili nel rispetto del Decreto Ministeriale 17 giugno 2014 e del Codice di Amministrazione Digitale.
