Con l’evolversi del mondo del lavoro e delle normative fiscali, le aziende continuano a esplorare opzioni flessibili per offrire benefici ai propri dipendenti. Una di queste opzioni è il servizio sostitutivo di mensa aziendale, una soluzione che permette ai lavoratori di pranzare in esterni convenzionati grazie a sistemi elettronici come card o app. Di recente sono sorti alcuni dubbi sul trattamento fiscale di tali servizi, ma l’Agenzia delle Entrate ha prontamente fornito chiarimenti in base alle normative italiane aggiornate.

Servizio di mensa aziendale diffusa: come funziona

La mensa diffusa rappresenta una moderna interpretazione del servizio di mensa aziendale. Tradizionalmente, le mense aziendali erano spazi fisici interni alle aziende dove i dipendenti potevano consumare i pasti. La mensa diffusa, invece, permette ai dipendenti di utilizzare ristoranti e altri esercizi alimentari convenzionati, pagando tramite una card elettronica o un’app. Questi strumenti digitali sono programmati per garantire l’utilizzo del servizio solo nei giorni lavorativi e per una sola prestazione giornaliera, senza possibilità di accumulo o posticipo del servizio non utilizzato.

Un aspetto distintivo del servizio di mensa diffusa è che non funge da titolo di credito, ma serve unicamente per identificare il dipendente e verificare il suo diritto alla prestazione giornaliera del pasto. La flessibilità offerta permette al dipendente di scegliere dove e quando consumare il pasto, entro i limiti stabiliti dal datore di lavoro, generalmente sotto forma di un menù a prezzo fisso o un valore predefinito per il pasto.

Servizio di mensa aziendale diffusa: come funziona la gestione fiscale

Il quadro normativo relativo ai servizi di mensa diffusa è stato delineato dalla risoluzione n. 63/E del 2005 e successivamente integrato da disposizioni più recenti, che confermano la possibilità per i ristoranti di operare come mense aziendali sotto specifiche condizioni. La legge del 25 marzo 2024, n. 38 e il decreto-legge del 29 gennaio 2024, n. 7 hanno apportato modifiche significative alle normative, influenzando anche il trattamento fiscale di questi servizi.

Le normative fiscali prevedono i seguenti aspetti:

• IVA applicabile: i servizi di mensa diffusa possono beneficiare di un’aliquota IVA ridotta al 4%, come stabilito per le mense aziendali. Questo tasso preferenziale si applica se le somministrazioni di alimenti e bevande avvengono tramite contratti che rispettano le condizioni specificate nei regolamenti.
• Fatturazione: i ristoranti convenzionati possono emettere una fattura riepilogativa differita, in linea con le norme di fatturazione elettronica, per semplificare la gestione amministrativa e garantire la trasparenza delle transazioni.
• Detraibilità dell’IVA e imposte sui redditi: l’IVA addebitata è interamente detraibile se inerente ai servizi di mensa. Inoltre, l’importo speso per il servizio di mensa diffusa è deducibile ai fini delle imposte sui redditi (IRPEF, IRES, IRAP), considerando il costo come inerente all’attività aziendale.

Queste disposizioni assicurano che il servizio di mensa diffusa non solo sia conveniente per le aziende in termini di gestione e costi, ma sia anche vantaggioso per i dipendenti, offrendo loro flessibilità e una varietà di opzioni alimentari senza compromettere le regole fiscali. Nel contesto attuale, con la continua evoluzione delle esigenze lavorative e delle preferenze dei dipendenti, soluzioni come la mensa diffusa rappresentano un adattamento strategico importante nelle politiche di benefit aziendali.

Servizi di mensa aziendale diffusa: i chiarimenti dell’Agenzia delle Entrate

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Nel contesto dell’evoluzione dei servizi di mensa aziendale, l’Agenzia delle Entrate ha fornito ulteriori chiarimenti riguardanti il trattamento fiscale dei servizi sostitutivi di mensa, in particolare per quanto concerne la detrazione dell’IVA, le modalità di fatturazione, e il trattamento ai fini delle imposte dirette come IRES, IRPEF e IRAP. La necessità di questi chiarimenti deriva dall’introduzione di nuove clausole nei contratti tra le aziende e i fornitori di servizi di ristorazione, che mirano a definire più chiaramente la natura del servizio di mensa diffusa.

L’istanza presentata dall’azienda ha portato a revisionare la natura del servizio offerto ai dipendenti, sottolineando l’importanza delle clausole contrattuali nell’identificare il servizio come mensa diffusa piuttosto che come tradizionale ticket restaurant. Tali clausole, integrate nei contratti con i ristoranti e negli accordi di adesione, mirano a confermare che i servizi offerti rientrano nella definizione di mensa aziendale, consentendo di applicare un trattamento fiscale favorevole.

L’Agenzia delle Entrate, pur non entrando nel merito delle singole clausole contrattuali per via della loro natura prettamente legale e della libertà contrattuale delle parti, ha ribadito alcuni principi interpretativi fondamentali. Questi principi confermano che i servizi di mensa aziendale, quando gestiti attraverso card elettroniche in base a specifiche convenzioni con i datori di lavoro, non sono equiparabili ai ticket restaurant. Questo riconoscimento implica un diverso trattamento fiscale, particolarmente in termini di applicazione dell’IVA e deducibilità dei costi associati.

Trattamento fiscale dei servizi di mensa aziendale diffusa: come funziona secondo l’AdE

Per quanto riguarda l’IVA, l’aliquota applicabile ai servizi di mensa diffusa è del 4%, come stabilito per le mense aziendali. Questa aliquota ridotta è applicabile solo se il servizio rispetta le condizioni stabilite, inclusa la gestione tramite convenzioni specifiche con i datori di lavoro che rispecchiano i requisiti di una mensa aziendale diretta. Inoltre, l’IVA addebitata su tali servizi è pienamente detraibile per l’azienda.

La fatturazione di tali servizi può avvenire attraverso la cosiddetta fattura differita, consentendo ai ristoratori di emettere un unico documento riepilogativo entro il quindicesimo giorno del mese successivo a quello di erogazione del servizio. Questa modalità vuole semplificare la gestione amministrativa e risponde alle esigenze di trasparenza e tracciabilità fiscale.

In termini di trattamento delle imposte sui redditi, i costi sostenuti per la fornitura del servizio di mensa diffusa sono interamente deducibili ai fini IRES e IRAP, a condizione che i servizi rispettino i criteri di inerenza e necessità per l’attività aziendale. Per quanto riguarda l’IRPEF, l’importo del pasto non forma reddito imponibile per il dipendente, a patto che il servizio sia qualificato correttamente come mensa aziendale e non come indennità sostitutiva di mensa o ticket restaurant.