Il piano ferie, anche nel 2024, rappresenta un valido strumento di gestione delle risorse umane, con l’obiettivo di organizzare al meglio, per l’azienda e i lavoratori, i periodi di assenza collettiva dei dipendenti.
Infatti, all’interno del piano vengono riportati i periodi dell’anno in cui i dipendenti possono assentarsi, il numero dei lavoratori e così via.
Per sfruttarlo al meglio, è utile sapere come si compila, quando può essere modificato e in quali casi il datore di lavoro può rifiutare le ferie.
Cos’è il piano ferie 2024
Il piano ferie, chiamato anche calendario ferie dei lavoratori dipendenti, è un documento, in formato cartaceo o digitale, che riporta i periodi dell’anno in cui lavoratori possono richiedere le ferie.
Il documento deve essere preparato dal datore di lavoro e condiviso con i lavoratori per dargli modo di organizzare le proprie ferie, organizzare un viaggio o stare con i propri cari.
Si tratta di un documento essenziale per una corretta gestione del tempo in azienda. Oltre a quanto spiegato, disciplina anche altri aspetti, come le modalità di richiesta e di approvazione delle ferie, i casi di sospensione e il numero massimo di giorni che un dipendente può richiedere.
Come compilare il piano ferie
Una volta che i lavoratori dipendenti hanno ricevuto il piano ferie, devono inserire i giorni, le settimane o i mesi di ferie che intendono fruire.
Solitamente, nel prospetto è riportato anche il periodo di tempo durante il quale il dipendente ha la possibilità di indicare i periodi di assenza, oltre che la quantità minima o massima di ferie fruibile.
Non esiste una regola standard di compilazione del piano ferie, ma solitamente si compila attraverso:
- Un documento cartaceo;
- Un foglio Excel;
- La piattaforma aziendale;
- Software per la gestione del personale.
In quali casi può essere modificato
Una volta ricevuto il piano compilato dai dipendenti, il datore di lavoro può modificarlo alla luce delle sopravvenute esigenze aziendali.
Il datore di lavoro deve rispettare alcune limitazioni:
- Comunicare le modifiche apportate al dipendente con un congruo preavviso;
- Segnalare le variazioni eventualmente apportate prima dell’inizio del periodo di ferie.
In quali casi il datore di lavoro può ritoccare il documento? Per esempio, quando si trova di fronte necessità legate ad un’insufficiente fruizione delle stesse.
A questo punto, è importante far presente che il piano ha utilità per le ferie collettive, ovvero le assenze che coinvolgono direttamente l’intera base occupazionale dell’azienda, tale da sospendere totalmente o parzialmente l’attività produttiva.
Le ferie individuali, invece, non hanno effetti sull’attività economico-produttiva e non necessitano una programmazione tale da richiedere l’elaborazione e la compilazione di un piano.
Quindi, per fruire delle ferie individuali è sufficiente una richiesta scritta da parte del dipendente direttamente al datore di lavoro, ad un suo delegato o, in alternativa, all’ufficio del personale.
Quando il datore di lavoro può rifiutare le ferie
I datori di lavoro possono negare le ferie ai dipendenti solo e unicamente quando vi sono reali esigenze di servizio.
Ciò vuol dire che la presenza del dipendente è fondamentale per garantire il funzionamento regolare dell’impresa. Le ferie non possono essere negate arbitrariamente, ma il datore di lavoro deve essere in grado di dimostrare che la presenza al lavoro è realmente necessaria ai fini produttivi.
Nel caso in cui decida di negare le ferie, allora la negazione deve essere comunicata al lavoratore con un periodo di preavviso adeguato e non all’ultimo minuto.
Un altro aspetto riguarda la gestione equa delle ferie. Un datore di lavoro non deve negare sistematicamente le ferie allo stesso lavoratore o allo stesso gruppo di dipendenti.
Può interessarti anche: Cosa succede se si accumulano troppe ferie? Attenzione alla scadenza dei 18 mesi
